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¿Qué Documentos Confidenciales Hay Que Destruir?

El término privacidad tiene un gran peso cuando se trabaja en algún entorno profesional. En todos los sectores, la privacidad tiene su propia importancia y no sólo es inadecuado sino francamente peligroso comprometer el factor de la privacidad. La privacidad tiene que estar en lo más alto de la lista de prioridades. En el sector médico y jurídico, la privacidad es un término muy importante. En los casos médicos, se supone que el médico debe mantener todos los asuntos privados con él. Si el médico no se preocupa por el factor de la privacidad, ningún paciente estará dispuesto a discutir sus problemas médicos privados con el médico. En los casos legales, también el abogado y el cliente están autorizados a mantener conversaciones confidenciales y seguras.

En las empresas se maneja mucha información clasificada. Las empresas crean y gestionan una gran cantidad de papeles como facturas, contactos, contratos bancarios, pedidos de clientes y muchos más. Todos estos papeles llevan información privada como el nombre, el apellido y la dirección.  Dado que la información escrita en los papeles es privada, es necesario manejarlos adecuadamente. De hecho, cuando se realiza el trabajo, los papeles no se tiran a la basura. La información privada siempre será confidencial, sin importar si la empresa ha completado su trabajo o no. Por lo tanto, esto exige una técnica adecuada para la eliminación de los datos confidenciales.  Hay una variedad de documentos que contienen información confidencial. Aquí tenemos la lista de documentos que generalmente contienen información confidencial y por lo que necesita para utilizar la técnica adecuada para eliminarlos.

1. Destrucción de documentos básicos

Hay algunas cosas que vienen en los documentos básicos. La documentación médica, los diseños, las propuestas, los borradores y los documentos legales se consideran que tienen información confidencial. Por ejemplo, un documento médico contiene información sobre el tipo de enfermedad que padece una persona determinada.

Las tarjetas de crédito, la lista de clientes, las declaraciones de impuestos, la seguridad social y los aparatos de crédito son los elementos que pueden revelar la identidad de la persona. En muchas empresas se exige al cliente que presente copias de estos documentos. Y entonces es responsabilidad de la empresa mantener toda esta información dentro de ellos.

Las listas de precios, los cheques con información personal y las tarjetas de crédito son posesiones que contienen información altamente confidencial. Los planes de negocio son otros documentos importantes que hay que cuidar.

Cualquier documento que esté autorizado a ser privado como el GLB financiero, el HIPPA sanitario o cualquier documentación FACTA.

2. Medios electrónicos

Además de los documentos, los medios electrónicos también pueden contener información importante y confidencial. Los medios electrónicos como CDs, DVDs, discos de ordenador, pendrives y otras cosas pueden contener información y por lo tanto estas cosas deben ser destruidas de manera adecuada de la mano de una empresa certificada como SAFETYDOC. Cualquier fuga de información puede suponer una gran pérdida para la reputación de la empresa.

3. Envases vacíos

Los envases vacíos también deben ser destruidos adecuadamente. Los envases vacíos pueden tener algún sello o una dirección escrita sobre ellos. Los terceros pueden hacer un mal uso de la presencia del sello en el paquete. El tercero puede enviar cosas dañinas e ilegales a cualquier otra persona bajo el nombre de ese sello. Además, el paquete vacío puede dar información sobre lo que se ha guardado en él. Por lo tanto, los paquetes vacíos también deben ser destruidos. No hay que tirarlos de forma casual.

4. Artículos retirados

Todos los artículos retirados también deben ser destruidos de forma segura. A veces ocurre que la información no se transfiere correctamente de un lugar a otro. Y esto exige que la información sea recuperada o transferida de nuevo.

En ciudades como Melbourne, las empresas están tomando muchas medidas para que sus políticas de protección de datos sean sólidas y estrictas. Las cosas mencionadas anteriormente son las que contienen información personal y se requiere que sean destruidas adecuadamente.  De acuerdo con la Ley de Protección de Datos de 1998, la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dice que si una empresa está tratando con la información privada de las personas es el deber de la empresa para proteger todos los datos privados. Y si la empresa revela la información privada, será acusada por la violación de esta ley.