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Por Qué Debería Subcontratar La Destrucción De Documentos

Probablemente haya una trituradora en tu oficina y puede ser tentador pensar que eso significa que tienes cubiertas las necesidades de destrucción de documentos. Sólo tienes que asignar a unos becarios para que pasen por la trituradora todos esos archivos sensibles que contienen información personal sobre los clientes y el personal y tiren el desorden resultante en los contenedores de fuera. Les llevará toda la noche, pero te ahorrarás la contratación de un equipo profesional. ¿Qué podría salir mal? No hay ninguna posibilidad de que alguien pueda recomponer esos documentos, ¿verdad? 

1. A los delincuentes también les gustan los rompecabezas

Imagina hacer un rompecabezas que te dé dinero en efectivo cuando lo termines. Eso es, básicamente, lo que usted proporciona a los ladrones de información cuando destruye los documentos usted mismo y los deposita en una papelera. Se han dado múltiples casos de empresas que han sufrido graves fallos de seguridad después de que los delincuentes volvieran a recomponer los documentos «destruidos». De hecho, hoy en día existen programas como que permiten agilizar el proceso, y los resultados pueden ser desastrosos. Las identidades de sus empleados podrían ser robadas y utilizadas de forma indebida, causándoles un gran daño y exponiéndole a usted a una responsabilidad legal. Los secretos corporativos de su empresa podrían ser robados y vendidos a la competencia. Alguien podría incluso obtener suficiente información para imitar a su empresa, transfiriendo sus beneficios directamente a una cuenta imposible de rastrear.

2. Trato interno dudoso 

En 2021, alrededor del 75% de las empresas experimentan al menos un incidente de fraude, y odiamos informarle de que el 81% de los autores identificados eran sus propios empleados. En muchas ocasiones, los culpables eran empleados de la alta dirección o de los mandos intermedios con delirios de gloria de espionaje corporativo. En la mayoría de los casos, el fraude fue cometido por empleados subalternos, los mismos a los que probablemente se les asigne la tarea insignificante de destruir documentos.

3. El error humano es frecuente

Según el índice de inteligencia de ciberseguridad, alrededor del 95% de todos los incidentes de seguridad implican un simple error humano. Por eso es una buena idea desarrollar una relación de trabajo con una empresa profesional de destrucción de documentos como Safetydoc. Le ayudarán a establecer procesos adecuados de gestión de documentos, en lugar de un enfoque interno desordenado. Por ejemplo, crear normas en el lugar de trabajo por las que todos los documentos confidenciales que ya no se necesiten se coloquen inmediatamente en consolas cerradas con llave para que los recojan los profesionales de la destrucción.

4. Riesgos de incumplimiento

Hay leyes que afectan al entorno de la destrucción de documentos. El incumplimiento puede exponer a su empresa a fuertes multas e incluso a consecuencias legales. Por otro lado, las empresas profesionales de destrucción de documentos se mantienen al día de todas las leyes de privacidad y los requisitos de cumplimiento, por lo que no tendrá que preocuparse de que le pillen. También emitirán un Certificado de Destrucción oficial para que pueda demostrar su cumplimiento.

5. Eliminación de documentos almacenados electrónicamente

El hecho de borrar un ordenador o un disco duro significa que no podrá acceder a los archivos con facilidad, pero en realidad siguen ahí y los ladrones de información pueden acceder a esa información con bastante facilidad. Los investigadores han podido acceder a cientos de PIN y decenas de miles de números de tarjetas de crédito a partir de viejos discos duros que compraron en eBay. Los discos duros y ordenadores de su empresa son igual de vulnerables, por lo que borrar los archivos y simplemente tirar las máquinas no es una opción. Necesita expertos en reciclaje de residuos electrónicos que puedan destruir a fondo los propios dispositivos para hacer imposible la recuperación de los datos.