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Espacios De Coworking: Consideraciones Sobre El COVID-19

A medida que se reimaginan los lugares de trabajo, los empleadores y los operadores de espacios de coworking deben considerar cómo operar con seguridad en la era de la pandemia del COVID-19.

Los espacios de coworking se han convertido en una interesante alternativa de trabajo para los empleados a distancia, los trabajadores híbridos, los autónomos y los contratistas independientes, entre otros. Los empleadores y operadores de espacios de coworking deben tener en cuenta cuestiones como la seguridad de la información sensible de la empresa o de los empleados y el cumplimiento de las normas de salud y seguridad COVID-19, entre otras.

Ventajas de los espacios de coworking

Los espacios de Coworking La fabrica suelen ofrecer mayores opciones de distanciamiento social que las oficinas tradicionales, lo que los convierte en una alternativa atractiva para los empleados que no se sienten cómodos volviendo a sus lugares de trabajo y buscan un espacio de oficina fuera de su casa.

La flexibilidad de los contratos a corto plazo ha hecho que los espacios de coworking sean atractivos para los individuos y las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, que necesitan más flexibilidad y espacios de trabajo dedicados para aumentar las rutinas de «trabajo desde casa» de los empleados.

Al adoptar muchas empresas el modelo de trabajo híbrido, se ha producido un aumento de los espacios de coworking, especialmente en los mercados más pequeños. Este cambio permite a los empleados y a otras personas, que de otro modo se desplazarían a las grandes ciudades, acudir a los espacios de coworking que están más cerca de casa.

Mejores prácticas

El creciente interés por los entornos de coworking forma parte de la adaptación de muchas empresas a la «nueva normalidad». Aunque las leyes cambian constantemente y el cumplimiento de los protocolos de salud y seguridad en el lugar de trabajo COVID-19 puede ser un reto, hay protocolos operativos que se pueden poner en marcha para cumplir con las normas de seguridad.

Por esta razón, las empresas deben considerar la posibilidad de discutir con los empleados y el resto del personal sus expectativas para trabajar a distancia. Trabajar o prestar servicios desde un espacio de coworking puede crear problemas de seguridad para las empresas y plantear preguntas sobre cómo mantener la seguridad del personal y cumplir con las normas COVID-19, en particular a la luz de los requisitos y la orientación de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Una de las claves es contar con una sólida política de trabajo a distancia. Como mínimo, una política de trabajo a distancia debe cumplir los requisitos de la Norma Temporal de Emergencia (ETS) de la OSHA, los requisitos estatales de la OSHA y otras leyes, reglamentos o decretos estatales relacionados con COVID-19, abordar las normas de seguridad y confidencialidad, el alcance de lo que significa estar a distancia, si se trata de realizar servicios sólo desde la residencia de la persona o desde lugares previamente aprobados, las opciones de apoyo técnico y las expectativas relacionadas con el trabajo. No hay una política de trabajo a distancia que sirva para todos. Los empleadores y las empresas deben tener en cuenta sus necesidades empresariales.

Las mejores prácticas que las empresas pueden adaptar al implementar un protocolo de COVID-19 que cumpla con los requisitos de OSHA en el entorno del espacio de coworking incluyen:

  • Vacunación o prueba de COVID-19: En general, la ETS de la OSHA exige a las empresas con al menos 100 empleados que adopten una política que exija a los empleados que se vacunen o que adopten una política de vacunación voluntaria, junto con la realización de pruebas y el enmascaramiento para aquellos que no estén totalmente vacunados. Esta norma se aplica a los empleados que trabajan a distancia, si van a lugares de trabajo fuera de su casa, como un espacio de coworking. Las empresas tendrán que mantener una lista de empleados, incluidos los trabajadores a distancia, y su estado de vacunación (ya sea completa, parcial o no vacunada). En el caso de los empleados que estén totalmente vacunados, los empleadores deberán tener un registro de una prueba de vacunación aceptable, como una tarjeta oficial de registro de vacunación COVID-19. En el caso de los empleados que aún no están totalmente vacunados o están parcialmente vacunados, los empleadores deben asegurarse de que estos empleados cumplan con las políticas de pruebas semanales y de enmascaramiento cuando trabajen en lugares remotos con otras personas, incluso si no es un sitio que el empleador controla.
  • Puestos de aseo: Las empresas que permiten a sus empleados realizar servicios en espacios de coworking deben asegurarse de que hay materiales de limpieza y desinfección fácilmente disponibles para todos los miembros. Las estaciones deben incluir un amplio suministro de desinfectantes de manos y toallitas desinfectantes. Como precaución, los controles de temperatura y la señalización que anima a los miembros a irse a casa si muestran signos de fiebre son una buena práctica. Además, la colocación de carteles en todo el lugar de trabajo puede animar a los miembros a desinfectarse antes y después de utilizar los pomos de las puertas, los puestos de trabajo y otros elementos (como las máquinas de uso común, como las impresoras). Las empresas que permiten a sus empleados trabajar en espacios de coworking deben asegurarse de que esos lugares de trabajo cumplen con los requisitos locales y estatales para la colocación de avisos específicos, incluidos los relativos a la ubicación, la visibilidad y otros requisitos similares.
  • Políticas de limpieza y desinfección: Los barridos de saneamiento de las zonas de uso frecuente deben ser una prioridad. Si es posible, los espacios comunes deben limpiarse y desinfectarse entre los turnos de trabajo y las citas en las habitaciones. Los espacios comunes deben limpiarse y desinfectarse a diario. La instalación de elementos automáticos y sin contacto puede ser útil. Estos pueden incluir accesorios de baño, dispensadores de jabón de manos libres, luces con sensores de movimiento y acceso con tarjeta de identificación u otras opciones sin contacto para la entrada de la puerta.
  • Ventilación y espacio adecuados: Las empresas deben asegurarse de que los espacios de coworking que utilizan sus empleados u otras personas estén bien ventilados, integren filtros de aire mejorados y sean lo suficientemente amplios como para permitir el distanciamiento social. Las barreras físicas pueden ser una solución cuando el distanciamiento social no es factible. Las empresas también deben considerar si el espacio de coworking limita el número de personas permitidas en una sala en un momento dado.
  • Rastreo de contactos: Disponer de un protocolo de rastreo de contactos es otro enfoque para luchar contra la pandemia de COVID-19 y responder eficazmente a los casos positivos confirmados de COVID-19. Los cuestionarios deben recoger de los miembros su información de contacto, como el nombre, la dirección y los números de teléfono, y deben almacenarse de forma segura. Además, cualquier notificación de casos positivos debe proteger la confidencialidad de los individuos positivos. La información de contacto recopilada no debe utilizarse con fines comerciales.

Otras consideraciones

Además de las obligaciones de las empresas que permiten a sus empleados trabajar en espacios de coworking compartidos, las empresas que ofrecen espacios de coworking también pueden tener obligaciones similares. Las empresas de coworking deben seguir supervisando regularmente las últimas noticias federales, estatales y locales de COVID-19 y las recomendaciones de salud y seguridad. Con el aumento previsto de la popularidad de los espacios de coworking, es fundamental que los nuevos protocolos de cumplimiento y las mejores prácticas se apliquen rápidamente para estar al día de los cambios en las normas de salud y seguridad de la COVID-19.

Además, de acuerdo con la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970, 21 estados y Puerto Rico administran sus propios programas de seguridad y salud ocupacional, con la aprobación de la OSHA. Los empleadores deben confirmar si se espera que sigan los requisitos de un estado y si un plan estatal de OSHA ha adoptado el ETS de OSHA.

Un número cada vez mayor de estados tiene leyes de vacunación COVID-19 que restringen o prohíben que un empleador obligue a vacunar y pueden entrar en conflicto con la ETS de OSHA. Además, varias ciudades han implantado normas de vacunación para entrar en determinadas instalaciones interiores.