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Directrices Para La Destrucción De Documentos

Cada año se añaden montones de materiales de papel diferentes a sus archivos, lo que da lugar a una colección de cosas que necesitan ser desechadas o eliminadas. Una forma de desechar o deshacerse de estos materiales de papel es hacer que se destruyan. Si se trata de papel, la forma más fácil de hacerlo es triturarlo. Sin embargo, antes de la trituración, hay que clasificar primero los documentos, identificar su uso o el tipo de documento que se quiere triturar. Hay algunos documentos que no deben ser destruidos, sino que deben ser guardados y conservados, o de lo contrario tendrás problemas con el gobierno.

Para que te hagas una idea de «lo que hay que destruir» o «lo que no hay que destruir», tienes que conocer los diferentes tipos de documentos y el periodo que tienes que conservar o guardar para futuras consultas.

  • Talones de pago: este documento debe guardarse durante al menos un año, ya que puede utilizarse para fines fiscales o de seguros. Algunos expertos recomiendan guardar los talones de pago durante más o menos 7 años, por lo que también podrías archivarlo por año. Cuando esté seguro de que ya no lo va a necesitar, puede llevarlo a una empresa de servicios de trituración de confianza para que lo destruya o lo deseche.
  • Recibos de crédito, de débito y de cajeros automáticos: puede hacer que estos papeles se destruyan después de haber comprobado y verificado su importe. Sin embargo, si tiene la intención de utilizarlos con fines fiscales, puede conservarlos durante bastante tiempo.
  • Documentación fiscal menos importante- Las copias reales de sus declaraciones de impuestos nunca deben ser trituradas, sin embargo, los documentos de apoyo como los W-2 y los 1099 no deben guardarse durante más de tres años.
  • Comprobantes de depósitos bancarios y presupuestos- Estos papeles o documentos deben guardarse durante más o menos 3 años. Podrías necesitarlos como prueba de tus transacciones financieras (especialmente si tienes un pequeño negocio) si alguna vez se necesita o se solicita una auditoría del IRS.
  • Facturas de proveedores, declaraciones de impuestos sobre las nóminas y órdenes de compra: los propietarios de empresas deben conservar estos documentos durante al menos 7 años antes de llevarlos a una empresa de trituración para su eliminación.
  • Cualquier papel con su firma, número de tarjeta de crédito, información legal o número de la Seguridad Social- Puede conservarlos mientras los necesite, después de lo cual, puede desecharlos o triturarlos. Sería peligroso que se limitara a tirar los documentos sin destruirlos adecuadamente. Recuerde que usted ha puesto su firma en algunos de estos documentos y si por casualidad alguna persona sin escrúpulos lo consigue, podría utilizarlo para cualquier actividad ilegal que puede ponerle a usted y a su familia en un gran problema. En ese caso, lo mejor sería que los destruyera por completo.

Al deshacerse de los documentos importantes, es importante tener en cuenta que todos los documentos han sido completamente destruidos. Esto puede garantizar su seguridad ya que toda la información importante escrita en los documentos se mantendrá para siempre en privado.

Teniendo todo esto en cuenta, la mejor manera de deshacerse de documentos importantes es contratar a una empresa de destrucción de documentos como SAFETYDOC que pueda destruir completamente sus documentos sin preocuparse de que la información importante que se encuentra en los documentos caiga en manos de algunas personas sin escrúpulos.