Categorías
Empresas

Descubrimiento De Datos Electrónicos: Enfoque Y Proceso

Desde la recopilación inicial de datos electrónicos hasta la elaboración final de documentos relevantes y receptivos, uno de los mayores desafíos que enfrentan los abogados litigantes es administrar el gran volumen de documentos digitales producidos durante el proceso de descubrimiento. El descubrimiento electrónico de datos es una corriente principal en el descubrimiento general de pruebas en procedimientos judiciales. Hoy en día, el 90 % de la comunicación empresarial tiene lugar en un entorno electrónico, por lo que es fundamental que las empresas gestionen cuidadosamente estos datos electrónicos con fines legales.

Un perito de informatica forense experto nos explicó que el enfoque de descubrimiento de datos electrónicos implica los siguientes pasos:

Paso 1: Recopilación

Formule planes para identificar los datos a través de las redes para el departamento legal y de TI. El manejo de pruebas ante los tribunales requiere una cadena de custodia documentada. En esta estrategia de recopilación de datos, es necesario incluir cualquier dato que sea necesario para autenticar una prueba electrónica relevante. La colección incluye archivos eliminados, correos electrónicos web, historial de Internet, etc., como la recopilación de metadatos, la información sobre los correos electrónicos, la dirección, la fecha y la hora se recopilan como un inventario de descubrimiento. Esta cadena de custodia documentada es útil para minimizar el mal manejo, la mala conducta o la manipulación de datos críticos.

Paso 2: Preservación

Mantener la integridad adecuada de los datos es la clave para la preservación. Después de la identificación de los datos; se protege evitando su espolio por la vigencia de los datos con el fin de preservar los datos heredados. Los datos originales deben almacenarse en una ubicación adecuada, porque los metadatos relevantes pueden existir en el momento en que se localiza un documento electrónico, pero pueden modificarse. Para evitar esto, existen técnicas asequibles para hacer copias forenses o imágenes especulares que están diseñadas específicamente para preservar la integridad de los metadatos para capturar los metadatos relevantes de la fuente original antes de que se copien.

Paso 3: Procesamiento

Haga que los datos recopilados sean legibles y utilizables para revisión legal eliminando archivos duplicados. El procesamiento incluye la de duplicación de datos por valor hash, casi duplicación, agrupación de conceptos, conversiones de formato, revisión de archivos nativos, recuperación de archivos, extracción de metadatos, exportación para cualquier sistema de revisión.

Paso 4: Revisión 

La revisión de documentos electrónicos es esencial para separar el material relevante del material irrelevante. Filtre los datos para lograr una recopilación de información relevante y manejable. Una vez que los archivos se recopilan en forma legible, se convierten a formato digital en grandes volúmenes, particularmente con respecto a muchas formas comunes de documentos electrónicos como el correo electrónico.

Paso 5: Producción

La etapa final es preparar el conjunto de datos y hacer que la información esté disponible en formato TIFF, PDF o HTML como parte de una base de datos accesible desde un repositorio basado en la Web. Al entregar información almacenada electrónicamente (ESI) a varios bufetes de abogados o corporaciones para su uso posterior, las necesidades de producción varían, por lo tanto, la salida es flexible.

Los bufetes de abogados y las empresas que realizan el descubrimiento de datos electrónicos tienen procesos claros bien establecidos para estandarizar la forma en que funciona el descubrimiento para todos los asuntos. Esto produce resultados más rápidos, un mejor control sobre los datos confidenciales y enormes ahorros de costos y mayores riesgos de litigios, mientras que el costo y los riesgos del descubrimiento de datos electrónicos se reducen a través del arduo trabajo del proceso de trabajo de análisis.