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Cómo Superar Los Desafíos Del Descubrimiento Electrónico Con Nuevas Tecnologías

Las comunicaciones comerciales ahora están dominadas por el almacenamiento electrónico y dispositivos como correos electrónicos, discos duros, unidades flash, etc., y el volumen de datos utilizados y almacenados está aumentando a un ritmo asombroso. Aquí viene el descubrimiento electrónico. 

Los abogados enfrentan dificultades para controlar los costos de descubrimiento electrónico en rápido aumento y cumplir con los plazos ordenados por la corte y encontrar un profesional con la combinación de conocimiento legal y técnico para administrar de manera efectiva los proyectos de descubrimiento electrónico son los principales desafíos para los abogados y sus clientela. Para afrontar estos retos, el perito electrónico o los profesionales del e-discovery utilizan la nueva generación de aplicaciones y herramientas de revisión de documentos para gestionar una serie de actividades como la recopilación de datos, el análisis de datos forenses, la restauración de datos, la revisión y el análisis sofisticados y la producción.

Reducción de costo

Mediante el uso de medidas de control de calidad, organización de documentos, etiquetado de lotes y aprovechamiento de nuevas tecnologías, etc. El costo del descubrimiento electrónico se puede reducir de manera efectiva para satisfacer las demandas de los clientes. En los primeros días, todo este proceso se hacía manualmente, lo que consumía mucho tiempo y también era caro. Pero cuando hay miles o millones de documentos involucrados, esto simplemente no se puede hacer manualmente.

Ahora, en la era moderna, con la ayuda de las nuevas tecnologías, los programas informáticos organizan la colección de documentos automáticamente o estos programas tienen contenido independiente de la palabra clave seleccionada por el usuario. Analizan las palabras clave definidas por el usuario en todos y cada uno de los documentos y las comparan. Los resultados se almacenan en carpetas virtuales y clasifican los documentos en función de las relaciones entre ellos, que se pueden clasificar y revisar en el futuro. Estas carpetas virtuales contienen solo enlaces electrónicos a los documentos. Al utilizar carpetas de conceptos, es más fácil encontrar documentos relevantes e irrelevantes antes de la revisión humana. Este tipo de organización de documentos y etiquetado por lotes minimiza los errores y realiza revisiones de alta eficiencia.

Plazos por tribunal

Este es el segundo desafío al que se enfrentan la mayoría de los abogados. La mayoría de las veces, los horarios de los tribunales no incluyen el tiempo necesario para procesar, revisar y producir grandes volúmenes de datos electrónicos. La revisión asistida por tecnología puede ayudar a los abogados a acelerar el proceso de descubrimiento electrónico.

Los sistemas manuales  basados en búsquedas implican una revisión lineal de documentos que no son eficientes como sus contrapartes avanzadas. Este enfoque cognitivo mejorado da como resultado una revisión más eficiente, así como un etiquetado más preciso. Si bien el etiquetado de documentos depende de múltiples factores, incluidos los revisores, la experiencia, la velocidad y el contexto de la revisión.

Las soluciones avanzadas de descubrimiento electrónico identifican documentos casi duplicados y los recopilan para su revisión. El revisor puede acceder directamente a todos los documentos relacionados casi duplicados, lo que permite a un único revisor revisar y comparar todas las instancias y versiones de un documento y etiquetarlas de forma coherente, lo que también acelera la revisión.

Se ha visto que, utilizando técnicas anteriores, las tasas de revisión de los despachos de abogados eran de 40 a 70 documentos por hora. Pero ahora, utilizando técnicas nuevas y avanzadas, los bufetes de abogados han logrado un gran avance en la productividad. Sus tasas de revisión promedio de 300 a 500 documentos por hora y hasta 15,000 documentos por día por revisor.

Por último, gestionar de forma eficiente el descubrimiento electrónico

En el pasado, las empresas de soporte en litigios manejaban los asuntos de descubrimiento de manera eficiente, pero ahora las habilidades necesarias para gestionar los asuntos de descubrimiento electrónico han superado su capacidad para dominar todas las tecnologías relevantes. El descubrimiento electrónico de idiomas extranjeros es el mejor ejemplo para demostrarlo. Ha habido un gran aumento en los casos que también incluyen idiomas extranjeros. Solo unos pocos proveedores en la comunidad de e-discovery tienen la experiencia en todos los asuntos de e-discovery, como extracción de datos, recopilación de datos, organización de documentos en idiomas extranjeros, búsqueda y producción para administrar correctamente el e-discovery en idiomas extranjeros.